Versión 1.0 · Vigente desde: 12 de octubre de 2026

• Razón social: UBIHPC S.A.S
• NIT: 901076538-5
• Domicilio y dirección: Carrera 17 # 13 - 50, Edificio Smart 17, Torre 2, Apartamento 701, Bucaramanga, Colombia
• Correo electrónico: contacto@ubihpc.com
• Teléfono: +57 311 290 2902
• Sitio web: https://www.ubihpc.com

UBIHPC S.A.S (en adelante, "UbiHPC") es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

A las personas cuyos datos personales trata UbiHPC: visitantes del sitio web, personas que nos escriben, clientes y posibles clientes, proveedores, aliados, candidatos y usuarios de nuestros productos y servicios.

• Datos de contacto e identificación: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo.
• Datos de la relación comercial: solicitudes, propuestas, contratos, facturación y pagos.
• Comunicaciones: mensajes que usted nos envía por formulario, correo, WhatsApp u otros canales.
• Datos de uso del sitio y de nuestros productos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y registros de actividad.
• Datos de fuentes públicas sobre empresas: nombre comercial, sitio web y datos de contacto corporativos publicados por la propia empresa, con registro de la fuente y la fecha.

UbiHPC no solicita datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Si usted nos los envía por iniciativa propia, los trataremos solo para atender su solicitud y los eliminaremos cuando ya no sean necesarios.

Tratamos los datos personales para:

1. Responder consultas y solicitudes.
2. Preparar propuestas, celebrar y ejecutar contratos, facturar y cobrar.
3. Prestar, operar, mantener y mejorar nuestros productos y servicios, incluidos los que usan inteligencia artificial.
4. Enviar comunicaciones sobre nuestros productos y servicios a quienes lo hayan autorizado, o a datos de contacto corporativos, siempre con un mecanismo sencillo para dejar de recibirlas.
5. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
6. Proteger la seguridad de nuestros sistemas y prevenir fraudes.
7. Gestionar procesos de selección de personal y la relación con proveedores y aliados.

No vendemos datos personales. No tomamos decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre una persona basadas únicamente en tratamiento automatizado.

UbiHPC trata datos personales con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos en que la ley no la exige (por ejemplo, datos de naturaleza pública o cumplimiento de un deber legal). Conservamos prueba de la autorización. El titular puede revocarla en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar el dato.

Algunos de nuestros productos usan modelos de inteligencia artificial para analizar información y redactar textos. En esos casos:

• Tratamos solo los datos necesarios para la finalidad informada.
• Las acciones con consecuencias para terceros (por ejemplo, enviar un mensaje) pasan por reglas definidas y, cuando corresponde, por aprobación humana.
• No usamos los datos de un cliente para prestar servicios a otro cliente.
• Seguimos los criterios de idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad indicados por la SIC en la Circular Externa 002 de 2024.

Cuando UbiHPC presta servicios a una empresa cliente y, para ello, trata datos personales de los clientes o contactos de esa empresa, la empresa cliente es la responsable y UbiHPC actúa como encargado. En ese caso tratamos los datos solo según las instrucciones del cliente y el contrato de transmisión de datos suscrito con él, y las solicitudes de los titulares deben dirigirse primero a esa empresa. UbiHPC colaborará con ella para atenderlas.

• Proveedores que actúan como encargados: alojamiento en la nube, correo electrónico, mensajería, procesamiento de pagos y proveedores de modelos de inteligencia artificial. Solo reciben los datos necesarios para prestar su servicio y están obligados a protegerlos.
• Sociedades vinculadas a UbiHPC: Stellar Mesh Ltd (Reino Unido) y Hackingverse Inc. (Estados Unidos), cuando participan en la prestación del servicio.
• Autoridades, cuando la ley lo exige.

Algunos proveedores y sociedades vinculadas están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, Reino Unido y la Unión Europea. UbiHPC realiza estas transmisiones y transferencias conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la SIC, mediante contratos que exigen un nivel adecuado de protección.

Usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
5. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante UbiHPC.

• Área encargada: Protección de Datos — UbiHPC
• Canal: privacy@ubihpc.com

Envíe su solicitud con su nombre completo, un medio para responderle, la descripción clara de lo que solicita y, si actúa en nombre de otra persona, el documento que lo acredite.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se le informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se le informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción.

Para dejar de recibir comunicaciones comerciales, use el enlace o la instrucción incluida en cada mensaje, o escriba al canal indicado. La solicitud tiene efecto inmediato.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: control de acceso, cifrado en tránsito, registro de actividad, copias de seguridad y gestión de proveedores. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo reportaremos a la SIC y a los titulares afectados conforme a la normativa.

Nuestro sitio usa cookies necesarias para su funcionamiento y, con su aceptación, cookies de medición. Puede rechazarlas en el aviso del sitio o desde la configuración de su navegador.

Conservamos los datos mientras dure la finalidad para la que fueron recolectados y, después, durante el tiempo exigido por las normas contables, tributarias y contractuales aplicables. Cumplido ese tiempo, los suprimimos o anonimizamos.

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas. Publicaremos en este sitio cualquier cambio sustancial antes de aplicarlo.